OITA × EFFICIENCY
大分の企業の毎日の手間を、
ひとつずつ減らす。
情報があちこちに散らばっている。同じ内容を何度も入力している。担当者に聞かないと分からない。大分の企業の業務に潜む手間を見つけ、AIとシステムで、効果の大きいところから減らしていきます。
WHERE
手間が生まれている、4つの場所
業務の手間の多くは、次の4つのどれかから生まれています。自社の業務に当てはめてみてください。
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01
情報が散らばっている
同じ案件の情報が、紙・Excel・メール・個人のスマートフォンに分かれていて、探すのに時間がかかる。
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02
同じ入力をくり返している
受注の内容を、作業指示・在庫・請求に何度も書き写している。
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03
人に聞かないと分からない
進み具合や判断の基準が担当者の頭の中にあり、確認の電話や声かけが増える。
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04
確認と承認を待っている
上司や本社の確認が必要な書類が、紙や口頭で回っていて、止まっている時間が長い。
BEFORE / AFTER
大分の業種別、変え方の例
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製造・部品加工
今納期の問い合わせのたびに、現場へ電話して進み具合を確認している
仕組み工程の状況を画面で共有し、遅れている工程だけが一覧で分かる
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温泉旅館・宿泊
今清掃や配膳の担当を、紙の表と口頭で毎日割り振っている
仕組み担当と作業の状況をスマートフォンで共有し、終わったら押すだけで記録
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介護・福祉
今申し送りをノートに書き、誰が読んだか分からない
仕組み重要度つきで共有し、確認した人まで記録が残る
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卸・小売
今FAXで届いた注文書を、販売管理のシステムに手で入力している
仕組み注文書の内容をAIが読み取り、担当者は確認して登録するだけ
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飲食
今アルバイトのシフト希望をLINEで集め、手で表を作っている
仕組みスイシフトで、希望の提出から表の作成まで
※ ここに挙げているのは、翠が対応できる内容をもとにした使い方の例です。導入実績や効果を示すものではありません。
PRIORITY
どの業務から変えるか、3つの物差し
すべての業務を一度に変える必要はありません。次の3つで点数をつけ、合計が高い業務から取り組むと、効果を感じやすくなります。
| 物差し | 見るところ |
|---|---|
| 回数 | 毎日・毎週など、くり返す回数が多いか |
| 時間 | 1回あたりにかかる時間が長いか |
| 影響 | 間違えたとき・遅れたときの影響が大きいか |
最初のご相談で、この考え方をもとに一緒に業務を整理します。
KNOWLEDGE
ベテランの知識を、会社の仕組みに残す
業務効率化は、時間を減らすことだけが目的ではありません。長く会社を支えてきた方の経験や判断の基準を、会社の情報として残しておくことも、大切な効率化のひとつです。
手順書や過去の対応記録をデータにしておけば、AIに質問するだけで「前はどうしたか」を確かめられるようになります。引退や事業承継を控えた大分の企業にとって、早めに取り組んでおきたいテーマです。
FAQ
業務効率化のよくあるご質問
業務効率化のために、まず何を準備すればいいですか？
特別な準備はいりません。今使っている紙の書類やExcelのファイルがあれば、ご相談のときに見せていただけると話が早く進みます。
効率化の効果はどうやって確かめますか？
変える前と後で、その作業にかかる時間や手間を一緒に確認します。効果の数字をお約束することはできませんが、確かめながら進めます。
AIを使わない業務効率化も相談できますか？
できます。紙をデータにする、二重入力をなくすなど、AIを使わない改善だけで十分な業務も多くあります。