MIYAZAKI × EFFICIENCY
紙・Excel・電話の業務を、
宮崎の現場に合う仕組みへ。
業務効率化は、新しいシステムを入れることではなく、毎日の手間を一つずつ減らすことです。宮崎の企業でよくある「面倒」を洗い出し、AIとシステムで減らせるところから仕組みに変えます。
START
業務効率化は、業務の棚卸しから
「何から手をつければいいかわからない」という場合は、まず次の3つを書き出すところから始めます。翠との最初のご相談でも、この3つをお聞きします。
- 毎日・毎週・毎月くり返している作業は何か
- その作業に、誰が、どれくらいの時間を使っているか
- 同じ内容を、何回書いたり入力したりしているか
時間がかかっていて、くり返しが多く、同じ情報を何度も扱っている作業ほど、仕組みに変えたときの効果が大きくなります。
BEFORE / AFTER
よくある「面倒」と、変え方の例
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今現場で手書きした日報を、事務所でExcelに打ち直している
仕組みスマートフォンで入力した日報が、そのまま一覧と集計になる
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今同じ顧客情報を、見積・請求・名簿に何度も入力している
仕組み一度入力した情報を、見積から請求まで引き継ぐ
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今進み具合を確認するために、電話やLINEで何度も連絡している
仕組み画面で状況を共有し、遅れているものだけお知らせが届く
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今月末に、売上や出荷の数字を手で集計して報告書を作る
仕組み数字は自動で集計され、前月との違いはAIが文章でまとめる
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今お客様からの同じ質問に、毎回一から返信している
仕組みAIが回答案を用意し、スタッフは確認して送るだけ
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今アルバイトのシフト希望をLINEで集め、手で表を作っている
仕組みスイシフトで希望の提出から表の作成まで（飲食店向け）
※ ここに挙げているのは、翠が対応できる内容をもとにした使い方の例です。導入実績や効果を示すものではありません。
AI
AIを使う効率化と、使わない効率化
業務効率化というと、すぐにAIを思い浮かべるかもしれません。ですが実際には、紙をデータにする、二重入力をなくす、といった「AIを使わない」改善だけで大きく楽になる業務も多くあります。
AIが力を発揮するのは、データがたまったあとです。書類の下書き、記録の要約、問い合わせの回答案、いつもと違う数字への気づきなど、人が時間をかけていた「考えてまとめる」作業の一部をAIに任せられるようになります。翠では、AIを使うかどうかも含めて、効果の大きい順にご提案します。
SCENARIO
進め方の例：社員20名ほどの会社の場合
宮崎県内の、社員20名ほどの会社を想定した進め方の一例です。
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STEP 01
業務をお聞きする
社長・事務・現場の方それぞれに、時間がかかっている作業をお聞きします。
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STEP 02
ひとつ選んで変える
効果が大きく、変えやすい業務をひとつ選びます。たとえば「手書きの日報」をスマートフォン入力に。
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STEP 03
効果を確かめる
打ち直しや集計にかかっていた時間が、どれだけ減ったかを一緒に確認します。
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STEP 04
次の業務へ広げる
日報のデータを使って、月次の報告書をAIで下書きするなど、次の改善に進みます。
WHY SUI
翠の業務効率化の特徴
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現場の作業から考える
システムの機能からではなく、毎日の作業の流れからお聞きします。
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効果の大きい順に進める
全部を一度に変えず、手間が大きく減る業務から順に取り組みます。
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既存のツールも選択肢に
すでにあるサービスで足りるなら、それをおすすめします。
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使い始めてからも伴走
定着するまで、使い方のご質問や改善に対応します。
FAQ
業務効率化のよくあるご質問
パソコンが苦手な社員が多いのですが、大丈夫ですか？
大丈夫です。選ぶだけ・押すだけで入力できる画面にするなど、使う方に合わせて設計します。
どの業務から手をつければいいか分かりません。
最初のご相談で業務をお聞きし、効果の大きい業務を一緒に選びます。相談は無料です。
一部の部署だけで始めることはできますか？
できます。ひとつの部署や業務で効果を確かめてから、ほかに広げる進め方をおすすめしています。